Datenschutzerklärung

2.1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung:

Abdalla Sufi
handelnd unter der Geschäftsbezeichnung Sufi Digital Systems
Geschäftsbereich: Sufi Online Marketing
Knüllstraße 2
34302 Guxhagen
Deutschland

E-Mail: [email protected]

2.2 Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Erfüllung von Verträgen, zur Bereitstellung unserer digitalen Leistungen oder aufgrund einer Einwilligung beziehungsweise gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO bei einer Einwilligung;
• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO bei vorvertraglichen Maßnahmen oder Vertragserfüllung;
• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO bei gesetzlichen Verpflichtungen;
• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO bei berechtigten Interessen, soweit keine überwiegenden Interessen oder Rechte der betroffenen Person entgegenstehen.

Soweit Informationen auf einem Endgerät gespeichert oder von dort ausgelesen werden, beachten wir zusätzlich § 25 TDDDG. Nicht technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien werden nur nach einer entsprechenden Einwilligung eingesetzt.

2.3 Hosting und Server-Protokolle

Beim Aufruf unserer Website können durch den eingesetzten Hostinganbieter technisch erforderliche Daten verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse;
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• aufgerufene Seite oder Datei;
• übertragene Datenmenge;
• Browsertyp und Browserversion;
• Betriebssystem;
• Referrer-URL;
• Hostname des zugreifenden Geräts;
• Status- und Fehlermeldungen.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und technisch ordnungsgemäßen Bereitstellung der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und störungsfreien Bereitstellung unseres Internetangebots.

Die Daten werden gelöscht, wenn sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen oder sicherheitsbezogenen Gründe für eine längere Speicherung bestehen. Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach der tatsächlichen Konfiguration des Hostinganbieters.

2.4 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular, Telefon oder über einen anderen angebotenen Kommunikationsweg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für damit zusammenhängende Rückfragen.

Die Verarbeitung erfolgt:

• nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist;
• ansonsten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO;
• auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO, soweit wir für einen bestimmten Kommunikations- oder Werbezweck eine Einwilligung einholen.

Wir speichern Anfragen so lange, wie dies für ihre Bearbeitung, die Anbahnung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

2.5 Formulare und kostenlose Potenzialanalyse

Bei Nutzung unserer Formulare können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name;
• E-Mail-Adresse;
• Unternehmen;
• Telefonnummer, sofern freiwillig angegeben;
• Inhalt und Zeitpunkt der Anfrage;
• technische Übermittlungs- und Nachweisdaten.

Wir verwenden diese Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Erstellung einer angeforderten Ersteinschätzung oder Potenzialanalyse und zur anschließenden Kontaktaufnahme per E-Mail. Wenn Sie freiwillig eine Telefonnummer angeben, können wir diese verwenden, um Ihre konkrete Anfrage telefonisch zu beantworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit es um eine von Ihnen angeforderte vorvertragliche Maßnahme geht. Ergänzend kann Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO einschlägig sein.

Das Absenden einer Anfrage stellt keine pauschale Einwilligung in Newsletter, dauerhafte Werbeautomationen, Werbe-SMS oder WhatsApp-Werbung dar. Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, wird sie gesondert, freiwillig und nachweisbar eingeholt.

2.6 CRM, GoHighLevel und LeadConnector

Zur Erfassung und Bearbeitung von Anfragen, Verwaltung von Kontakten, Terminorganisation, Kommunikation, Automatisierung und Bereitstellung digitaler Funktionen können wir die Plattform GoHighLevel beziehungsweise LeadConnector einsetzen.

Anbieter ist nach dem derzeit verfügbaren Vertragsstand:

HighLevel Inc.
5473 Blair Road, Suite 100, PMB 383313
Dallas, Texas 75231-4227
USA

Je nach eingesetzter Funktion können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stamm- und Kontaktdaten;
• Unternehmensdaten;
• Anfragen und Kommunikationsinhalte;
• Termin- und Formulardaten;
• CRM-Status und interne Bearbeitungsvermerke;
• technische Nutzungs- und Protokolldaten;
• Einwilligungs-, Widerspruchs- und Nachweisdaten.

Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom Vorgang auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f oder Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

HighLevel wird für die innerhalb unseres Accounts verarbeiteten Kundendaten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Mit dem Anbieter ist ein Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu unterhalten. HighLevel kann weitere Unterauftragsverarbeiter einsetzen.

Da der Anbieter seinen Sitz in den USA hat und Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einsetzen kann, können Daten in Drittländer übermittelt werden. Solche Übermittlungen erfolgen nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Je nach tatsächlicher Konfiguration und Anbieterstatus können hierfür insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss, geeignete Garantien oder Standardvertragsklauseln herangezogen werden.

Weitere Informationen:

• Datenschutz: [https://www.gohighlevel.com/privacy-policy](https://www.gohighlevel.com/privacy-policy)
• Auftragsverarbeitung: [https://www.gohighlevel.com/data-processing-agreement](https://www.gohighlevel.com/data-processing-agreement)
• Unterauftragsverarbeiter: [https://www.gohighlevel.com/sub-processors](https://www.gohighlevel.com/sub-processors)

2.7 Terminbuchung und Kalender

Wenn Sie über unsere Website einen Termin buchen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Kontakt-, Termin- und Kommunikationsdaten zur Planung und Durchführung des gewünschten Gesprächs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, wenn die Buchung einer vorvertraglichen oder vertraglichen Kommunikation dient. Ergänzend kann Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO einschlägig sein.

Soweit der Kalender über GoHighLevel oder einen externen Kalenderanbieter bereitgestellt wird, werden die Daten an den jeweiligen Auftragsverarbeiter beziehungsweise angebundenen Dienst übermittelt. Der konkret eingesetzte Kalenderdienst und dessen tatsächliche Konfiguration müssen in dieser Erklärung eindeutig bezeichnet werden.

2.8 Newsletter und werbliche E-Mails

Newsletter und nicht lediglich auf eine konkrete Anfrage bezogene Werbe-E-Mails versenden wir grundsätzlich nur, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Ausnahme eingreift.

Rechtsgrundlage ist bei Einwilligung Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO in Verbindung mit den werberechtlichen Vorgaben des § 7 UWG.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein Abmeldelink kann in jeder entsprechenden E-Mail bereitgestellt werden. Alternativ kann der Widerruf an [email protected] gerichtet werden.

Zur Dokumentation der Anmeldung können Zeitpunkt, Quelle, verwendeter Einwilligungstext und technische Nachweisdaten gespeichert werden.

2.9 E-Mail-, SMS-, WhatsApp- und Telefonkommunikation

Wir können E-Mail, SMS, WhatsApp oder Telefonfunktionen für die Bearbeitung konkreter Anfragen und – nur bei entsprechender rechtlicher Grundlage – für weitergehende Kommunikation einsetzen.

Für werbliche elektronische Nachrichten und Telefonwerbung gelten zusätzlich die Vorgaben des UWG. Eine technische Versandmöglichkeit stellt keine rechtliche Erlaubnis zur Kontaktaufnahme dar.

Bei Nutzung externer Kommunikationsanbieter können Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalte, Versandstatus, Zeitstempel und technische Metadaten verarbeitet werden. Die konkret eingesetzten Anbieter müssen vor Aktivierung dokumentiert und in dieser Erklärung benannt werden.

Widerrufe, Widersprüche und Abmeldungen werden in Sperrlisten oder vergleichbaren Systemen dokumentiert, soweit dies erforderlich ist, um weitere unerwünschte Ansprache zu verhindern.

2.10 KI-gestützte Chat-, Nachrichten- und Telefonfunktionen

Wir können KI-gestützte Systeme einsetzen, um Anfragen entgegenzunehmen, Informationen bereitzustellen, Termine vorzubereiten, Nachrichten zu formulieren oder Kommunikationsprozesse zu unterstützen.

Wenn eine natürliche Person unmittelbar mit einem KI-System interagiert, informieren wir grundsätzlich spätestens bei der ersten Interaktion klar und verständlich über den KI-Einsatz, soweit dies nicht bereits offensichtlich ist.

Je nach Funktion können insbesondere verarbeitet werden:

• Kontakt- und Kommunikationsdaten;
• Chat- oder Gesprächsinhalte;
• Termin- und Anfragedaten;
• vom System abgeleitete Kategorien oder Bearbeitungsmerkmale;
• technische Protokoll- und Qualitätsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f oder Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

KI-Ausgaben können fehlerhaft oder unvollständig sein. Für sensible, ungewöhnliche oder verbindliche Anliegen soll eine menschliche Kontakt- oder Übernahmemöglichkeit bereitgestellt werden.

Telefonate werden nicht allein wegen des Einsatzes eines Voicebots aufgezeichnet. Eine Aufzeichnung erfolgt nur, wenn dafür eine gesonderte rechtliche Grundlage besteht und die betroffenen Personen vorher transparent informiert wurden.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten sollten nicht über KI-gestützte Kommunikationsfunktionen übermittelt werden, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich und rechtlich abgesichert ist.

2.11 Lead-Scoring und Qualifizierung

Wir können Anfragen anhand sachlicher Kriterien strukturieren oder priorisieren, beispielsweise nach Unternehmensart, angefragter Leistung, Region, Erreichbarkeit oder angegebenem Bedarf.

Eine solche Unterstützung dient der Organisation und Bearbeitung von Anfragen. Entscheidungen, die gegenüber einer Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen, werden nicht ausschließlich automatisiert getroffen, sofern dafür nicht ausnahmsweise eine gesetzlich zulässige Grundlage besteht und die erforderlichen Schutzmaßnahmen umgesetzt wurden.

Soweit Profiling stattfindet, werden Kriterien, Zweck, Datenquellen und menschliche Kontrollmöglichkeiten intern dokumentiert.

2.12 Consent-Management

Wir verwenden eine Einwilligungsverwaltung, um erforderliche Einwilligungen für Cookies und vergleichbare Technologien einzuholen und zu dokumentieren.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Einwilligungs- oder Ablehnungsentscheidung;
• Zeitpunkt und Version des verwendeten Hinweises;
• zufällige oder pseudonyme Kennung;
• technische Geräte- und Browserinformationen;
• Widerruf einer Einwilligung.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um Einwilligungsentscheidungen umzusetzen und nachweisen zu können. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c und f DSGVO. Soweit eine Speicherung auf dem Endgerät unbedingt erforderlich ist, gilt ergänzend § 25 Abs. 2 TDDDG.

Einwilligungen können jederzeit über die auf der Website bereitgestellten Cookie-Einstellungen widerrufen oder geändert werden.

2.13 Google Tag Manager

Wir können Google Tag Manager verwenden, um Website-Tags und Dienste technisch zu verwalten.

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich:

Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street
Dublin 4, Irland

Google Tag Manager dient der Verwaltung anderer Dienste. Ob und welche Daten dabei verarbeitet oder an Google übermittelt werden, hängt von der tatsächlichen Konfiguration ab. Über den Tag Manager verwaltete Analyse- oder Marketingdienste werden nicht vor einer erforderlichen Einwilligung aktiviert.

Rechtsgrundlage für nicht technisch erforderliche Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

2.14 Google Analytics 4

Soweit aktiviert, verwenden wir Google Analytics 4 zur Analyse der Nutzung unserer Website.

Anbieter ist grundsätzlich Google Ireland Limited; eine Verarbeitung durch Google LLC und weitere Konzerngesellschaften in Drittländern kann nicht ausgeschlossen werden.

Google Analytics kann insbesondere Informationen über Seitenaufrufe, Interaktionen, Herkunft, ungefähren Standort, Browser, Gerät und technische Kennungen verarbeiten. Der Dienst wird nur nach einer erforderlichen Einwilligung aktiviert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden. Speicherdauer, Signalfunktionen, Werbefunktionen, IP-Verarbeitung und Consent-Mode-Verhalten richten sich nach der tatsächlichen Kontokonfiguration und dürfen nur entsprechend dieser Konfiguration beschrieben werden.

Weitere Informationen: [https://policies.google.com/privacy](https://policies.google.com/privacy)

2.15 Meta Pixel und Conversion API

Soweit aktiviert, verwenden wir das Meta Pixel und gegebenenfalls die Meta Conversion API, um die Nutzung unserer Website auszuwerten, Kampagnenergebnisse zu messen und Zielgruppen beziehungsweise Werbeanzeigen zu optimieren.

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist:

Meta Platforms Ireland Limited
Merrion Road
Dublin 4, D04 X2K5
Irland

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Seitenaufrufe und Interaktionen;
• Zeitpunkt und Herkunft eines Besuchs;
• Browser- und Geräteinformationen;
• IP-Adresse;
• Cookie- und Ereigniskennungen;
• Kampagnenparameter;
• über Formulare oder CRM-Ereignisse erzeugte Conversion-Daten;
• gegebenenfalls vor der Übermittlung gehashte Kontaktdaten.

Meta Pixel und vergleichbare clientseitige Marketingtechnologien werden nur nach einer erforderlichen Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

Auch serverseitige Übermittlungen über die Conversion API werden nur auf einer zuvor geprüften Rechtsgrundlage vorgenommen. Eine Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden.

Je nach konkreter Verarbeitung können wir und Meta für bestimmte Erhebungsvorgänge gemeinsam verantwortlich sein. Meta kann Daten auch zu eigenen Zwecken verarbeiten und in Drittländer übermitteln.

Weitere Informationen: [https://www.facebook.com/privacy/policy/](https://www.facebook.com/privacy/policy/)

2.16 SaaS- und CRM-Angebot LeadsFlow24

Wenn Sie LeadsFlow24 oder andere von uns angebotene CRM-/SaaS-Leistungen nutzen, verarbeiten wir Account-, Vertrags-, Abrechnungs-, Support- und Nutzungsdaten zur Bereitstellung und Verwaltung des Dienstes.

Soweit Kunden innerhalb des Systems personenbezogene Daten ihrer eigenen Interessenten, Kunden oder Mitarbeiter verarbeiten, richtet sich die Rollenverteilung nach der konkreten Nutzung. Regelmäßig ist der Kunde für seine Datenverarbeitung verantwortlich und wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter. Hierfür ist vor Beginn der Verarbeitung ein gesonderter Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen.

Für Account-, Vertrags-, Sicherheits- und Abrechnungsdaten können wir selbst Verantwortlicher sein.

Nähere Angaben zu Funktionsumfang, Unterauftragnehmern, Speicherorten, Löschung, Datenexport und Verfügbarkeit werden in den SaaS-Vertragsunterlagen und im AV-Vertrag geregelt.

2.17 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten können im erforderlichen Umfang an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden:

• Hosting- und Infrastrukturbetreiber;
• CRM-, Formular- und Kalenderanbieter;
• Analyse-, Consent- und Marketinganbieter;
• E-Mail-, Telekommunikations- und Messaginganbieter;
• KI-, Automatisierungs- und Schnittstellenanbieter;
• IT-, Support- und Wartungsdienstleister;
• Zahlungs-, Buchhaltungs- und Beratungsdienstleister;
• Behörden und andere Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Wir setzen Auftragsverarbeiter nur auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO ein, soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt.

2.18 Drittlandübermittlungen

Bei Anbietern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder global aufgestellten Anbietergruppen können personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Abhängig vom Anbieter können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen eingesetzt werden.

Die konkrete Transfergrundlage muss für jeden tatsächlich eingesetzten Dienst geprüft werden. Das Vorhandensein von Standardvertragsklauseln allein stellt keine pauschale Garantie eines mit der EU identischen Datenschutzniveaus dar.

2.19 Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder gesperrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Verjährungsfristen entgegenstehen.

Die Speicherdauer kann insbesondere von folgenden Umständen abhängen:

• Art und Inhalt einer Anfrage;
• Bestehen einer Geschäftsbeziehung;
• vertraglichen Vereinbarungen;
• gesetzlichen Aufbewahrungspflichten;
• Einwilligungs- und Widerspruchsnachweisen;
• laufenden Rechtsansprüchen;
• tatsächlichen Systemeinstellungen.

2.20 Rechte betroffener Personen

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO;
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO;
• Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs.

2.21 Widerspruch gegen Direktwerbung

Wenn personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeitet werden, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen. Nach einem Widerspruch werden die Daten nicht mehr für diese Werbezwecke verwendet.

2.22 Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unberechtigten Zugriff und sonstige Risiken zu schützen. Hierzu können insbesondere Berechtigungskonzepte, sichere Zugangsdaten, Mehrfaktor-Authentifizierung, Verschlüsselung, Protokollierung, Datensicherung und regelmäßige Überprüfung von Zugriffsrechten gehören.

2.23 Aktualisierung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Dienste, Anbieter, Verarbeitungszwecke oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Maßgeblich ist die auf der Website veröffentlichte Fassung.